Die richtige Aufbewahrung von steuerlichen Unterlagen ist für Unternehmer von zentraler Bedeutung. Doch ebenso wichtig ist es, rechtzeitig Platz zu schaffen, indem nicht mehr benötigte Belege vernichtet werden. Ab dem 01.01.2025 können viele Unterlagen entsorgt werden – vorausgesetzt, ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist ist abgelaufen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Unterlagen Sie sicher vernichten können und worauf Sie achten sollten.
10-jährige Aufbewahrungsfrist: Unterlagen aus 2014
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für die meisten steuerlich relevanten Unterlagen. Ab dem 01.01.2025 können alle Dokumente entsorgt werden, die bis zum 31.12.2014 erstellt wurden. Dazu gehören:
Buchführungsunterlagen:
– Handelsbücher und Aufzeichnungen
– Inventare
– Jahresabschlüsse (einschließlich Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen)
Belege:
– Eingangs- und Ausgangsrechnungen
– Kassenberichte
– Kontoauszüge
steuerliche Unterlagen:
– Steuerbescheide, soweit sie nicht mehr benötigt werden
– Umsatzsteuererklärungen und -voranmeldungen
– Lohnunterlagen und Lohnkonten
Verträge:
– Abgeschlossene Verträge, die vor Ende 2014 beendet wurden
Beispiel:
Ein Unternehmen hat für das Geschäftsjahr 2014 eine Bilanz erstellt, die am 31.12.2014 abgeschlossen wurde. Diese Bilanz kann ab dem 01.01.2025 vernichtet werden, da die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren abgelaufen ist.
6-jährige Aufbewahrungsfrist: Unterlagen aus 2018
Für bestimmte geschäftliche Dokumente gilt eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist. Ab dem 01.01.2025 können alle Unterlagen entsorgt werden, die bis zum 31.12.2018 erstellt wurden. Dazu gehören:
Handelsbriefe:
– empfangene Handelsbriefe
– Kopien abgesandter Handelsbriefe
Sonstige geschäftliche Korrespondenz:
– Schriftverkehr, der nicht unmittelbar für die Besteuerung relevant ist
Beispiel:
Ein Angebotsschreiben an einen Kunden aus dem Jahr 2018, das nicht zu einem Vertrag geführt hat, kann ab dem 01.01.2025 sicher vernichtet werden.
Vorsicht bei laufenden Verfahren
Es gibt Ausnahmen, die verhindern, dass Unterlagen vernichtet werden dürfen, auch wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Beispiele:
Betriebsprüfungen:
Belege dürfen nicht entsorgt werden, wenn eine Betriebsprüfung für den entsprechenden Zeitraum angekündigt oder im Gange ist.
Einspruchs- oder Klageverfahren:
Solange steuerliche Streitigkeiten noch nicht abgeschlossen sind, müssen relevante Unterlagen weiterhin aufbewahrt werden.
Verlängerung der Festsetzungsfrist:
Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung kann die Aufbewahrungsfrist deutlich länger ausfallen.
Praktische Tipps zur sicheren Vernichtung
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Prüfung vor der Entsorgung:
Kontrollieren Sie, ob die Unterlagen wirklich nicht mehr benötigt werden.
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Datenschutz beachten:
Schützen Sie sensible Daten, indem Sie die Unterlagen fachgerecht mit einem Aktenvernichter (mindestens Sicherheitsstufe P-4) entsorgen oder einen zertifizierten Dienstleister beauftragen.
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Digitale Unterlagen:
Elektronische Belege unterliegen denselben Fristen wie Papierdokumente. Stellen Sie sicher, dass digitale Daten ebenfalls gelöscht werden.
Fazit
Die richtige Verwaltung und Entsorgung von Unterlagen ist nicht nur eine Frage der Ordnung, sondern auch eine gesetzliche Verpflichtung. Nutzen Sie die Gelegenheit, ab dem *01.01.2025* Platz zu schaffen und Ihre Archive zu verschlanken.
Falls Sie unsicher sind, welche Unterlagen Sie noch aufbewahren müssen, sprechen Sie uns gerne an. Als erfahrener Steuerberater unterstütze ich Sie dabei, Ordnung in Ihre Buchhaltung zu bringen und Fehler zu vermeiden.