Der Arbeitsmarkt wird zunehmend dynamischer und Fachkräfte sind immer häufiger bereit, für einen neuen Job den Wohnort zu wechseln. Arbeitgeber können diesen Schritt erleichtern, indem sie Umzugskosten steuerfrei erstatten. Doch welche Beträge sind 2025 steuerfrei und wann muss die Pauschale gezahlt werden?

Steuerfreier Zuschuss: Die aktuellen Pauschalen 2025

Arbeitgeber dürfen die Kosten eines beruflich veranlassten Umzugs steuerfrei übernehmen. Hierbei gelten ab 1. März 2024 (auch für 2025) folgende Pauschalen:

Pauschale für sonstige Umzugsauslagen

964 € für den Arbeitnehmer selbst

+ 643 € für jede weitere im Haushalt lebende Person (z. B. Ehepartner, Kinder)

Beispiel:
Ein Mitarbeiter zieht mit Ehepartner und zwei Kindern um. Der steuerfreie Zuschuss beläuft sich auf:

964 € + (3 × 643 €) = 2.893 €

Diese Pauschale deckt allgemeine Umzugsauslagen wie Trinkgelder, Ummeldegebühren oder den Abbau von Küchen und Lampen.

Nachhilfekosten für Kinder

Zusätzlich können bis zu 1.286 € je Kind steuerfrei ersetzt werden, wenn der Umzug dazu führt, dass ein Kind Nachhilfeunterricht benötigt.

Tatsächliche Einzelauslagen

Darüber hinaus sind auch nachgewiesene Kosten für z. B. Umzugsunternehmen, Transport, doppelte Mietzahlungen oder Maklergebühren steuerfrei erstattungsfähig.

Wann kann die Pauschale gezahlt werden?

Auch wenn ein Mitarbeiter erst nach dem Umzug eingestellt wird, darf der Arbeitgeber die Pauschale und belegten Kosten nachträglich steuerfrei erstatten. Entscheidend ist, dass:

der Umzug beruflich veranlasst ist (z. B. Vermeidung einer täglichen Pendelzeit von mehr als 1 Stunde), und

eine formelle Zusage des Arbeitgebers zur Kostenübernahme vorliegt oder nachträglich getroffen wird.

Die Auszahlung erfolgt meist zusammen mit der ersten oder zweiten Gehaltsabrechnung nach Einreichen der Belege.

Praktische Tipps für Arbeitgeber

Formelle Zusage schriftlich festhalten: Auch wenn der Umzug vor Arbeitsbeginn liegt.

Belege sammeln lassen: Um die Erstattung korrekt zu verbuchen.

Erstattung über die Lohnabrechnung abwickeln: So bleibt sie lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Fazit

Arbeitgeber können Fachkräfte durch steuerfreie Zuschüsse bei einem Umzug unterstützen. 2025 liegt die Pauschale für einen alleinziehenden Arbeitnehmer bei 964 €, für jede weitere im Haushalt lebende Person kommen 643 € hinzu. Auch wenn der Umzug vor dem ersten Arbeitstag erfolgt, darf die Erstattung später gezahlt werden.